Sassenage

Interview de Benoît Ravix, Directeur général des Services de Sassenage,
commune pilote d’Issila depuis fin 2007.
10 000 habitants, 5 centres de loisirs,
8 groupes scolaires, 

Ville Internet @@@

Quel bénéfice retirez-vous du produit Issila après 18 mois d’utilisation ?
Si le bénéfice a été assez faible en première année, c’est d’une part parce que nous étions en phase de test du produit, et d’autre part parce que nous avons dû changer nos méthodes de collecte d’informations, nos habitudes et notre organisation.
Le bénéfice est beaucoup plus sensible en deuxième année, notamment parce que le produit a connu des améliorations répondant à nos besoins, mais aussi parce que la maîtrise du produit et les changements organisationnels sont désormais acquis.
Notons que les dysfonctionnements de la première année étaient surtout le fait d’utilisateurs. Aujourd’hui, les usagers ont pris l’habitude du produit et nos agents ont davantage confiance.
Parmi les changements notables, on peut remarquer une diminution de 80% des coups de fils de parents au service vie scolaire. En partie libérés, les agents ont pu se concentrer de manière plus qualitative à leurs autres tâches.

Quel est le pourcentage de familles connectées ?
Sur 1000 familles concernées, 650 utilisent Issila. Ce chiffre devrait progresser lorsque nous mettrons en place le paiement en ligne.

Quels avantage pour les agents ?
Ils ont acquis une culture commune autour d’un même outil. La transmission de l’information entre services rend plus facile la gestion des absences, des congés…. Ce sera plus net encore demain qu’aujourd’hui, lorsque d’autres services seront concernés.
En année 1, les agents ont eu un peu peur du changement, d’autant que cela supposait de leur part un investissement en formation. Ils ont également redouté la réduction de leur effectif.
En année 2, ils sont ravis et ont pu constater que leur effectif est resté le même. Ce sont eux maintenant qui se montrent moteurs pour étendre les services avec le module Issila Loisirs.

Quels avantages pour les parents ?
Nous avons supprimé les doublons dans les dossiers et donnons l’image d’un service plus qualitatif. Ils n’ont plus à répéter la même information. De leur point de vue, ce n’est pas imaginable que l’information ne circule pas entre nos services.

Avez-vous constaté d’autres effets positifs ?
A l’occasion d’une réorganisation des services, nous avons rapproché les services Vie scolaire et Loisirs. Nous n’avons maintenant plus qu’une seule Direction de l’Enfance et de l’Education.

Nous avons également harmonisé les quotients familiaux, car les tranches à prendre en compte étaient différentes selon les équipements. C’est désormais plus lisible pour les parents et plus facile pour les agents.
Par ailleurs, la mise en place d’Issila a rapproché la direction informatique des autres services. Elle est aujourd’hui davantage dans une « logique utilisateurs ».
Autre effet indirect : nous avons été incités à mieux équiper les groupes scolaires en matériel informatique. Du même coup, nous avons permis à certains personnels d’accéder à l’informatique, alors qu’ils n’étaient même pas utilisateurs de notre Intranet.

La mise en place d’Issila a-t-elle contribué à diminuer les conflits avec les usagers ?
Certains parents utilisateurs ont du mal à admettre leurs erreurs de manipulation. Mais Issila offre une parade, puisque toute intervention peut être retracée grâce à la fonction  "journal des Actions".

Allez-vous étendre Issila aux loisirs ?
La mise en place d’Issila Loisirs est la prochaine étape, tant pour la gestion de nos 5 structures (3 centres de loisirs, 1 centre aéré, 1 centre multisport) que pour introduire des activités durant le temps d’accueil périscolaire. Nous avons en effet une plage d’accueil étendue (7h30-18h contre 8h-7h30 précédemment) et nous comptons professionnaliser certains de nos agents que nous inciterons à passer le BAFA ou le CAP Petite Enfance.

Quel retour avez-vous de la part des usagers ?
Lors de la mise en place d’Issila, nous avons communiqué largement auprès des usagers. Nous avons un lien depuis notre site Internet et nous avons réalisé une plaquette d’information avec le concours d’Issila.
Maintenant, les usagers attendent que nous étendions Issila à d’autres services. La municipalité a du reste pris l’engagement de le faire durant son mandat.

Quel est l’impact d’Issila en terme d’image ?
Issila fait partie du bouquet de services qui nous ont valu notre troisième arobase, assez rare dans le département.

Nous visons désormais le label Qualiville, dont les critères intègrent la dématérialisation.
L’étape suivante, à un horizon de 3 ou 4 ans, sera la certification Iso 14001 qui attestera de nos efforts dans le domaine du développement durable. Nous avons par exemple supprimé les imprimantes individuelles pour recourir uniquement à des copieurs partagés.
A ce titre, soulignons que l’interfaçage d’Issila par liaison VPN avec le logiciel des Trésoreries Hélios (notre DSI y a été sensible) a contribué à diminuer considérablement la production de papier.
Moins de papier, davantage de dématérialisation, accès au service facilité : avec Issila comme dans d’autres domaines, Sassenage est dans les objectifs de la RGPP (Révision Générale des Politiques Publiques).

Votre conseil ?
La mise en place de l’outil Issila a des implications managériales, organisationnelles et politiques. Pour installer tous les modules d’Issila en même temps, il faut donc vraiment préparer le changement de manière importante, tant auprès des agents utilisateurs eux-mêmes qu’auprès des directions de services et des élus.
Issila offre la souplesse d’une mise en place progressive module par module (vie scolaire, puis loisirs, puis petite enfance). Mais cela suppose de disposer d’une véritable politique pluriannuelle.

Propos recueillis le 15 juin 2009 à Sassenage